传真怎么发？3种现代方法轻松搞定，告别传统机器烦恼

我经常被问到：“传真到底怎么发？现在还有人用吗？”说实话，别看传真听起来像是上个世纪的产物，但在法律、医疗、政府和一些传统行业里，它依然活跃得很。很多人以为发传真就是把纸塞进机器按号码，其实背后有一套完整的通信逻辑。了解传真怎么发，不只是学会操作，更是理解它为什么在数字时代还有一席之地。这一章我会带你从最基础的地方开始，搞清楚传真是怎么工作的，有哪些方式可以发送，以及出发前需要准备什么。

传真怎么发：它是怎么把一张纸“变”到另一台机器上的？

传真本质上是一种图像传输技术。当你把一份文件放进传真机，它会先通过扫描头把文字或图案转化成黑白像素点，这些点会被编码成一串电信号。然后这串信号通过电话线传输到对方的传真机，接收方的机器再把这些信号还原成你原始文件的模样，打印出来。整个过程有点像老式收音机播音——你说的话变成电波，对方收音机再把它变回声音。只不过传真传的是“图”，不是“声”。

你可以想象一下，两台传真机就像两个会画画的机器人，一个负责看图描述，另一个负责听描述再画一遍。虽然看起来简单，但正是这种点对点、可留存纸质记录的特性，让传真至今仍被许多机构信赖。尤其在需要法律效力的场景下，传真件有时比电子邮件更受认可。

发传真的三种主要方式，你适合哪一种？

现在发传真不只有老式机器这一种选择。根据你的使用场景和设备条件，主要有三种方式：传统传真机、网络传真（也叫在线传真）、以及通过电脑发送传真。传统传真机适合办公室固定使用，连接电话线就能独立工作；网络传真则依赖互联网，你可以在手机或网页上完成发送，特别适合远程办公的人；而电脑传真结合了扫描和软件功能，既能保存电子档又能发出正式传真。

如果你是公司行政人员，每天要处理大量合同，传统传真机可能更稳定可靠。但如果你是个体户、自由职业者，或者偶尔才发一次传真，那完全没必要买一台机器占地方。用网络传真服务，比如注册一个eFax账号，上传PDF再输入号码，几秒钟就搞定。而且这类服务通常提供专属传真号码，来电也能自动转成邮件附件，管理起来方便多了。

发传真前，这些材料和信息一个都不能少

不管用哪种方式发传真，准备工作都大同小异。首先你要有清晰的文件内容——无论是纸质原件还是电子版PDF。如果是纸质文件，确保没有折角、污渍或字迹模糊；如果是电子文件，记得检查页码顺序和格式是否正确。接着你需要知道对方的传真号码，最好提前确认一遍，避免打错一位导致泄密或延误。

除此之外，建议准备一份传真封面页（Cover Sheet），写明发件人、收件人、页数、日期和简要说明。这不仅显得专业，也能帮助对方快速识别内容。有些行业还会要求在封面上注明“保密”或“紧急”。最后别忘了检查发送时间，避开对方下班时段，以免传真卡在机器里没人取，造成信息泄露。把这些细节都准备好，你才算真正 ready to fax。

我自己第一次用传真机的时候，站在那台黑乎乎的机器前足足愣了三分钟——纸往哪放？电话线插哪里？怎么知道它连上了？说实话，传统传真机看起来笨重又复杂，但只要你搞清楚它的结构和基本操作，其实就跟打印机差不多，用几次就顺手了。这一章我就带你一步步拆解，从机器长什么样、怎么接线，到怎么放文件、设参数，最后按下那个“发送”键，整个过程我会像陪你站在一起一样，讲得明明白白。

传真机长什么样？这些按钮和接口你得认得

别被一堆按键吓到，其实传真机的布局很直观。正面最显眼的是显示屏，通常是单色LCD屏，显示时间、状态或错误提示；下面是一排数字键，跟电话拨号盘一模一样；再往下是几个功能键，比如“开始”、“停止”、“重拨”、“复印”等。侧面或背面会有电话线接口，标着“LINE”和“TEL”——“LINE”是用来接外线电话线的，必须接到墙上的电话插座；“TEL”则是可以再接一部座机，实现共用一条线路。

后面或者底部还有电源接口，有些高端机型带USB口或存储卡槽，支持存档或远程控制。进纸口一般在顶部或前面，打开盖子就能看到滚轴，这里用来放你要发送的文件。出纸口通常在侧面或前方，发完后原件会自动吐出来（如果你开启了原稿返还功能）。我建议第一次使用前先关掉所有其他设备，只接电源和电话线，确保传真机能正常启动并听到拨号音，这就说明基础连接成功了。

文件怎么放？方向错了整页都是反的

很多人发传真失败，问题就出在第一步：放纸。别小看这一步，放反了轻则图像倒置，重则卡纸甚至损坏机器。大多数传真机支持两种进纸方式：手动进稿和自动进稿器（ADF）。如果你只发一页，可以直接放在扫描玻璃上，合上盖子；但日常使用中更常见的是把多页文件放进ADF的托盘里，让它一页页自动送进去。

放的时候注意纸张方向：一般是文字面朝下、顶部先进入。你可以看看托盘边缘的小图标，通常画着一个弯箭头指向滚轴，旁边有个“↑TOP”标记，告诉你哪边是开头。如果放反了，对方收到的就是上下颠倒的文字，读起来特别费劲。我还见过有人把合同正反面叠在一起塞进去，结果两页内容糊成一团，对方打回来问：“你们这是加密文件吗？”所以一定要一页页整理好，别贪快。

设置参数很简单，关键是要选对模式

别以为传真机只会傻瓜式发送，它其实能调不少参数。在发送前，你可以通过面板设置分辨率、对比度、传输速度等。普通文档用“标准模式”就行，如果是手写签名或模糊图纸，建议切换到“精细模式”或“超精细模式”，这样扫描更清晰，但传输时间会稍长一点。

另外记得检查日期和时间是否正确，很多公司要求传真件自带时间戳作为凭证。如果发现时间不对，赶紧进设置菜单校准，不然发出去的文件连日期都是错的，显得特别不专业。还有个实用功能叫“轮询发送”或“延迟发送”，适合你想避开高峰时段，比如设定晚上八点自动发出，不影响白天办公。这些设置不用每次都调，但了解它们的存在，关键时刻能省不少事。

拨号发送，就这么几步搞定

现在一切都准备好了，接下来就是真正的“发”了。拿起听筒或者按“免提”，你会听到清晰的拨号音，说明线路畅通。然后在数字键盘上输入对方的传真号码，记得加区号，如果是国际传真，还得先拨“00”或“+”再输国家代码。输完后按“开始”或“发送”键，机器就会开始扫描第一张纸，并通过电话线拨号。

几秒钟后，你会听到对方机器回应的“嘟——吱吱吱”的握手音，这是两台传真机在互相确认信号质量。一旦连接成功，你的机器就开始传输数据，屏幕上会显示进度条或页数变化。等全部发完，它会提示“发送成功”或打印一张确认报告。我习惯每次发重要文件都开启“发送报告”功能，这样能看到是否送达、耗时多久、有没有中断。万一没通，报告上也会写明原因，比如“占线”、“无应答”或“通信错误”，方便你及时重试。

有时候拨过去对方机器没反应，先别急着骂人，可能是他们关机了或者线路故障。我可以教你一个小技巧：先打个电话过去，让那边的人打开传真机，或者把电话拿起来听听有没有传真信号声。还有一种情况是对方传真机满了，纸堆在出口堵住了，新传真就进不来。所以重要文件最好提前沟通时间，避免石沉大海。

说实话，刚听说“用电脑发传真”的时候，我觉得这说法有点矛盾——传真不是早就过时了吗？可后来才发现，不是传真过时了，而是方式升级了。现在我几乎不再碰办公室那台嗡嗡响的传真机，所有合同、申请表、医疗记录，全都是坐在咖啡馆里，用笔记本几分钟就发出去了。这种方式不仅安静、干净，还不用打印、不用排队、不怕卡纸。如果你还在为找传真机发愁，真该试试这种现代版的传真方式，它比你想象中简单得多。

电脑发传真的好处，远不止省纸这么简单

最直接的好处就是方便。我不用再把文件扫描一遍再拿去传真，也不用守在机器旁等十几分钟看它慢慢吐纸。现在我手头只要有PDF或图片，打开一个网页或软件，填个号码，点发送，三秒搞定。而且整个过程都在屏幕上完成，能预览每一页内容，错了随时撤回，不像传统传真，按了发送就收不回来。

还有一个很多人忽略的优势：安全和留痕。传统传真发出去就没记录了，除非你特意保存确认单。而电脑发传真，系统会自动存档，告诉你几点几分发给了谁、是否送达、对方什么时候接收的。有些行业比如医疗、法律、金融，对文件传输的安全性要求很高，这种带加密和审计追踪的功能就特别实用。我自己给诊所传病历的时候，必须确保信息不外泄，用在线传真服务反而比走公共传真机更放心。

邮箱就能发传真？是的，而且超简单

你没听错，现在很多传真服务支持直接用邮箱发送。比如我常用的eFax和Fax.com，注册后会分配一个专属传真邮箱，比如yourname@efaxsend.com。你想发传真时，只需要新建一封邮件，收件人写对方的传真号码加上服务商域名（例如1234567890@efaxrelay.com），主题写备注，附件加上你要发的文件，然后点击发送——就这么完成了。

支持的附件格式很多，PDF、Word、JPG、PNG都没问题。系统会在后台自动把文件转成传真信号，通过安全网络传输出去。对方收到的是一份标准传真，看起来和从机器打出来的一模一样，只是没人动过纸和墨。有一次我半夜要给客户发报价单，家里没打印机，我就用手机拍了张图，发到自己的传真邮箱，结果五分钟后客户回复说“已收到，清晰得很”。那一刻我真的觉得，科技终于把我们从办公室解放出来了。

虚拟打印机：让“打印”变成“发送”

另一个让我爱不释手的功能是“虚拟传真打印机”。安装完传真软件后，它会在你的电脑里添加一个像“Microsoft Print to PDF”一样的打印机选项，名字可能是“eFax Printer”或者“WinFax Driver”。当你在任何程序里选择“打印”时，选这个虚拟打印机，就会弹出一个窗口让你输入传真号码和收件人信息。

这招特别适合那些只能“打印”不能“导出”的老旧系统。比如我在银行办事时，内部系统只能打印流水，不能保存电子版。我就把目标设成虚拟传真打印机，填上自己的号码，一键“打印”，文件就自动以传真形式发到了我的电子收件箱。反过来也行——我可以扫描纸质文件，假装“打印”到虚拟打印机，实际上却是发出去了。这种操作看似绕了个弯，实则打通了数字与传统之间的最后一公里。

现在回头想想，传真从来不是问题，麻烦的是工具太原始。而用电脑发传真，本质上是把一项老功能装进了新壳子里，让它变得更安静、更快、更可靠。你不需要淘汰传真，只需要换一种方式使用它。下一章我会讲怎么用手机随时随地发传真，真正实现“口袋里的办公室”。